We wszystkich krajach Unii Europejskiej zaczną obowiązywać nowe przepisy ograniczające formalności administracyjne dla obywateli mieszkających poza swoim krajem pochodzenia. To oznacza także zmniejszenie kosztów ponoszonych przy załatwianiu spraw w urzędach.
Około 17 milionów obywateli UE mieszka w innym państwie unijnym niż ich państwo pochodzenia, a ok. 2 mln – to osoby dojeżdżające do pracy lub na studia poza granice macierzystego kraju.
Do tej pory, w przypadku zamieszkania w innym kraju, należało uzyskać pieczęć poświadczającą autentyczność dokumentów urzędowych, takich jak akt urodzenia, małżeństwa lub zgonu. Zgodnie z nowym rozporządzeniem taka pieczęć i procedury biurokratyczne związane z jej uzyskaniem nie będą już wymagane przy przedstawianiu dokumentów urzędowych wydanych w innym kraju UE.
Zgodnie z nowymi przepisami obywatele nie będą też zobowiązani do przedstawienia w wielu przypadkach tłumaczenia przysięgłego swoich dokumentów urzędowych. Jednocześnie w rozporządzeniu przewidziano solidne zabezpieczenia mające zapobiec oszustwom.
Rozporządzenie gwarantuje, że wszystkie dokumenty urzędowe, wydane w jednym z państw Unii, muszą zostać uznane za autentyczne w innym państwie członkowskim bez poświadczającej tę autentyczność pieczęci. Chodzi o takie dokumenty jak: akt urodzenia, małżeństwa, zgonu, poświadczenie rozwodu, czy separacji, dokumentacja adopcji, zaświadczenie o prawie do głosowania i kandydowania w wyborach, czy o braku wpisu w rejestrze karnym.
Unijny akt znosi obowiązek dostarczania w każdej sytuacji kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem i uwierzytelnionego tłumaczenia takich dokumentów urzędowych. Dodatkowo obywatele mogą poprosić – jako pomoc translatorską – o wielojęzyczne, standardowe formularze, dostępne we wszystkich językach urzędowych UE, aby w ten sposób uniknąć konieczności tłumaczenia dokumentów na inny język. Te formularze obejmują najważniejsze dokumenty typu: akt urodzenia, małżeństwa, zgonu, zaświadczenie o miejscu zamieszkania, czy niekaralności.
Ponadto rozporządzenie ustanawia gwarancje zapobiegające nadużyciom; w przypadku gdy organ przyjmujący dokument urzędowy będzie miał uzasadnione wątpliwości co do jego autentyczności, będzie mógł go zweryfikować, kontaktując się z odpowiednim organem drugiego państwa członkowskiego UE za pośrednictwem specjalnej platformy informatycznej – systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym.
Nie wszystkie standardowe formularze są wydawane we wszystkich państwach członkowskich. Obywatele mogą sprawdzić, które formularze są wydawane w ich kraju na europejskim portalu „e-Sprawiedliwość”. Organy publiczne mogą pobierać formularze z portalu „e-Sprawiedliwość” i korzystać z nich.
